Val á rekstrarformi

Við upphaf rekstrar er mikilvægt að kanna hvaða rekstrarform hentar starfseminni. Mikill munur getur verið milli rekstrarforma hvað varðar ábyrgð eigenda, skattlagningu og kröfur um bókhald og skráningu. Við höfum tekið saman helstu atriði sem gott er að hafa í huga þegar rekstrarform er valið fyrir nýja starfsemi.

Yfirlit


Að velja rekstrarform er ekki endanleg og óbreytanleg ákvörðun en það er hagkvæmast fjárhagslega og tímalega séð að velja það sem best hentar starfseminni strax í upphafi.

Almennt um rekstrarfélög


Í sinni einföldustu mynd má flokka félög sem stunda starfsemi í tvo hópa; þau sem starfa í hagnaðarskyni og þau sem starfa í ófjárhagslegum tilgangi. Til fyrri hópsins telja til dæmis einstaklingsfyrirtæki, einkahlutafélög, hlutafélög og sameignarfélög og getur atvinnustarfsemi þeirra verið fjölbreytt. Til síðari hópsins teljast almenn félög og félagasamtök og sem dæmi fellur þar undir starfsemi íþróttafélaga, stjórnmálaflokka og góðgerðarsamtaka. Öll atvinnurekstrarform þarf að skrá hjá fyrirtækjaskrá Skattsins.

Fyrsta skref við val á rekstrarformi


Í upphafi er gott að gera drög að viðskiptaáætlun sem lýsir fyrirhugaðri starfsemi fyrirtækisins og áætluðum tekjum þess. Viðskiptaáætlun getur innihaldið allt frá umfangsmiklu og margslungnu excel skjali niður í örfáar línur á blaði, allt eftir því hvort um er að ræða flókinn eða einfaldan rekstur.

Þegar áætlun um reksturinn liggur fyrir er gott að ráðfæra sig við löggiltan endurskoðanda, bókara eða lögmann varðandi val á rekstrarforminu. Helstu atriði sem ólík eru milli rekstrarforma eru ábyrgð eigenda, skattlagning, stofnkostnaður, lágmarkshlutafé, kröfur um skráningu og bókhald og reglur um ákvarðanatöku innan fyrirtækisins.

Einkahlutafélög (ehf.) eru langalgengust rekstrarforma á Íslandi og skipta þau tugum þúsunda. Aðrir möguleikar geta þó hentað þínum rekstri betur og eru þeim helstu gerð skil hér að neðan.

Einstaklingsrekstur


Þú getur hafið rekstur á þinni eigin kennitölu og persónulega nafni. Rekstur á eigin kennitölu er oft kallað einstaklingsrekstur og getur það verið hagkvæm og einföld leið til að sjá hvort viðskiptahugmynd gengur upp áður en ráðist er í að stofna félag með tilheyrandi kostnaði.

Ef þú vilt gefa fyrirtækinu annað nafn en þitt eigið er hægt að skrá einstaklingsfyrirtæki í fyrirtækjaskrá gegn gjaldi samkvæmt gjaldskrá Skattsins. Reglur gilda um nöfn fyrirtækja og má nafn fyrirtækisins til dæmis ekki vera of líkt öðru skráðu nafni. Viðmið fyrir skráningu fyrirtækjaheita finnur þú hér.

Einstaklingsrekstur og skráð einstaklingsfyrirtæki eru sambærileg rekstrarform að öðru leyti. Stofnkostnaður er lágur, engin krafa er gerð um lágmarkshlutafé, ekki er þörf á að skila ársreikningi og auðvelt er að hætta rekstri. Á móti kemur að ábyrgð eigandans er bein og ótakmörkuð á rekstrinum, rétt eins og um persónulegar skuldbindingar væri að ræða. Því fylgir áhætta. Áföll í rekstri, til dæmis afleiðingar heimsfaraldurs eða veikindi, geta leitt til þess að ekki er hægt að greiða reikninga og þá geta fjármögnunaraðilar rekstrarins gert kröfu á eigandann persónulega. Því má segja að rekstrarformið henti best áhættu- og umfangslitlum rekstri.

Skattareglur sem gilda um einstaklingsrekstur eru einnig frábrugðnar þeim sem gilda um önnur rekstrarform með takmarkaðri ábyrgð eigenda. Í einstaklingsrekstri eru allar tekjur sem ekki eru nýttar í reksturinn og launakostnað sjálfkrafa álitnar sem laun og því þarf að greiða tekjuskatt og launatengd gjöld af þeim fjármunum. Í gegnum önnur rekstrarform með takmarkaða ábyrgð, svo sem einkahlutafélög, er hins vegar hægt að greiða tekjuafganginn út til eigenda í formi arðs sem ber fjármagnstekjuskatt. Þar sem tekjuskattur og launatengd gjöld eru öllu jafna hærri en fjármagnstekjuskattur kjósa því margir rekstraraðilar að stofna félag utan um reksturinn þegar tekjur eru umfram rekstrarkostnað og launakostnað eigandans.

Utanumhald einstaklingsrekstrar er heilt yfir nokkuð einfalt. Eftir atvikum getur þó þurft að tilkynna reksturinn til ríkisskattstjóra:

Þú gætir þurft að tilkynna reksturinn...

  • Ef tekjur eru hærri en 250.000 kr. á 12 mánaða tímabili þarf að skrá reksturinn á launagreiðendaskrá.

  • Ef starfsemin er virðisaukaskattskyld og veltan meiri en 2.000.000 kr. á 12 mánaða tímabili þarf að skrá reksturinn á virðisaukaskattskrá.

  • Ef starfsemin hefur vaxtatekjur. Ríkisskattstjóri heldur skrá um aðila sem skylt er að skila fjármagnstekjuskatti.

  • Ef starfsemin felur í sér sölu á gistingu þarf að senda tilkynningu um það til stofnskrá gistináttaskatts hjá ríkisskattstjóra  áður en starfsemi hefst.

Standa þarf skil á sköttum og gjöldum í samræmi við tegund starfseminnar. Einstaklingum með rekstur á eigin kennitölu ber að reikna sér laun eftir reglum um svokallað reiknað endurgjald og af þeim launum þarf að greiða staðgreiðslu skatta ef þau eru umfram 450.000 á ári. Nánari upplýsingar má finna á vefsíðu Skattsins undir kaflanum Gagna- og framtalsskil og greiðsla skatts. Einstaklingar í atvinnurekstri þurfa einnig að gera reksturinn upp árlega í sérstakri rekstrarskýrslu sem skilað er inn með þeirra persónulega skattframtali.

Einkahlutafélag


Einkahlutafélag er algengasta rekstrarformið á Íslandi. Meiri kröfur eru gerðar til einkahlutafélaga en einstaklingsfyrirtækja en á móti kemur að með rekstri einkahlutafélaga er ábyrgð eigenda á rekstri og áhættu takmörkuð og skattaumhverfi jafnvel hagstæðara þegar tekjur rekstursins eru orðnar umfram rekstrarkostnað og launakostnað eiganda.

Hægt er að stofna einkahlutafélag rafrænt gegn gjaldi samkvæmt gjaldskrá Skattsins. Eigendur geta verið einn eða fleiri og ólíkt einstaklingsrekstri fær einkahlutafélag sína eigin kennitölu. Greiða þarf 500.000 kr. inn til félagsins sem hlutafé við stofnun og ráða eigendur hvernig nýta skal hlutaféð í rekstrinum. 

Við stofnun einkahlutafélags þarf að fylla inn og skila eftirfarandi eyðublöðum hjá Skattinum:

  • Tilkynning um stofnun einkahlutafélags
  • Stofnsamningur (fyrir einn eiganda) / Stofnsamningur (fyrir fleiri en einn eiganda)
  • Samþykktir
  • Stofnfundargerð

Sérstök lög gilda um einkahlutafélög

  • Halda skal bókhald og útbúa ársreikning sem skilað er inn til Skattsins.

  • Löggiltur endurskoðandi eða óháður skoðunarmaður skal staðfesta áreiðanleika þeirra fjárhagslegu upplýsinga sem reikningsskil fyrirtækisins byggja á.

  • Félagið skal skráð á launagreiðendaskrá og virðisaukaskattsskrá séu laun greidd starfsemin virðisaukaskattskyld.

Sameignarfélag


Sameignarfélag er meðal algengustu rekstrarforma á Íslandi ásamt einstaklingsfyrirtæki og einkahlutafélagi. Ólíkt einkahlutafélagaforminu þurfa að minnsta kosti tveir einstaklingar eða lögaðilar að stofna í sameiningu sameignarfélag og bera allir beina og ótakmarkaða ábyrgð á fjárhagslegum skuldbindingum þess. Almennt má því segja að sameignarfélagið henti aðeins fyrir atvinnustarfsemi sem rekin er af fámennum hópi aðila sem bera traust hver til annars.

Algengt er að sameignarfélög séu stofnuð utan um sameiginlegan rekstur tengdum aðalstarfi stofnenda, til dæmis fyrir rekstur sameiginlegrar lögmannsstofu nokkurra lögfræðinga. Þannig getur hver og einn lögmaður verið með einkahlutafélag utan um sína þjónustu en einkahlutafélögin stofna í sameiningu sameignarfélagið sem einungis heldur utan um sameiginlegan rekstur skrifstofuhúsnæðisins. Með þeim hætti má að dreifa rekstrarkostnaði á einfaldan máta.

Ólíkt einkahlutafélögum og hlutafélögum er lágmarkshlutafjár ekki krafist við stofnun sameignarfélags. Eigendur geta sjálfir ákvarðað upphæð stofnfjár hvers og eins í stofnsamningi. Mikilvægt er að samningurinn sé nákvæmur vegna þeirrar ábyrgðar sem hvílir á hverjum og einum eiganda. Stofnsamningur og samþykktir geta haft afgerandi þýðingu fyrir réttarstöðu þeirra sem eiga félagið ef eitthvað kemur upp á í rekstrinum.

Við stofnun sameignarfélags þarf að fylla inn og skila eftirfarandi eyðublöðum hjá Skattinum:

Eyðublöð við stofnun sameignarfélags

  • Tilkynning um stofnun sameignarfélags.

  • Félagssamningur, undirritaður af öllum félagsmönnum.

  • Stofnfundargerð (ef stjórn og/eða endurskoðandi er kosinn og/eða framkvæmdastjóri ráðinn).

  • Tilkynning um raunverulega eigendur.

Sérstök lög gilda um sameignarfélög. Mikilvægt er að hafa í huga að eigendum sameignarfélaga ber að:

  • Halda bókhald og útbúa ársreikning sem skilað er inn til Skattsins, nema ef félagsaðilar sameignarfélagsins telja fram tekjur, gjöld, eignir og skuldir í eigin ársreikningum.
  • Skrá félagið á launagreiðendaskrá og virðisaukaskattsskrá ef reksturinn greiðir laun og ef starfsemin er virðisaukaskattskyld.

Samanburður algengra rekstrarforma


Upplýsingar miða við ágúst 2021. Athugið að ólíkur kostnaður fylgir skráningu rekstrarformanna.

Einstaklingsrekstur

Einkahlutafélag

Sameignarfélag

Hlutafélag

Eigendur

Einn eigandi með rekstur á eigin kennitölu

Einn eða fleiri

Tveir eða fleiri

Tveir eða fleiri

Ábyrgð

Ótakmörkuð

Með hlutafé

Ótakmörkuð

Með hlutafé

Lágmarkshlutafé

Ekkert

500.000 kr.

Ekkert

4.000.000 kr.

Formreglur

Mjög einfaldar

Ítarlegar sbr. lög nr. 138/1994

Einfaldar

Mjög ítarlegar sbr. lög nr. 2 2/1995

Ákvörðunartaka

Mjög einföld - eigandinn ræður

Hluthafafundur kýs stjórn sem ræður framkvæmdastjóra

Allir þurfa að vera sammála nema annað sé ákveðið í stofnsamningi

Hluthafafundur kýs stjórn sem ræður framkvæmdastjóra

Opinber birting ársreikninga

Nei

Nei

Endurskoðun

Val

Löggiltur endurskoðandi eða tveir skoðunarmenn

Val

Löggiltur endurskoðandi

Sala fyrirtækis

Erfitt getur verið að selja rekstur sem er svo tengdur kennitölu einstaklings

Skýrar reglur - sala á hlutum í fyrirtæki

Erfitt getur verið að selja vegna persónulegrar ábyrgðar og náin samstarfs eigenda

Skýrar reglur - sala á hlutum í fyrirtæki

Kostir og gallar rekstrarforma


Tekið saman í ágúst 2021. Upplýsingar gætu hafa breyst síðan þá.

Einstaklingsrekstur

Einkahlutafélag

Sameignarfélag

Hlutafélag

Kostir

Einfalt lagaumhverfi, sjálfstæði eigenda, lágur stofnkostnaður

Takmörkuð ábyrgð eigenda á rekstri og áhættu, hagstætt skattaumhverfi

Einfalt lagaumhverfi, lágur stofnkostnaður, rúmar heimildir til að taka fé út úr rekstri, hagstætt skattaumhverfi

Takmörkuð ábyrgð, eigenda á rekstri og áhættu, hagstætt skattaumhverfi

Gallar

Ótakmörkuð ábyrgð, há skattlagning

Hár stofnkostnaður, strangar formkröfur

Ótakmörkuð ábyrgð

Enn hærri stofnkostnaður, strangar formkröfur