Bergþóra Gylfadóttir
Lögfræðingur í innkaupadeild Íslandsbanka
16. nóvember 2018

Svona förum við að því að spara í kaupum á hugbúnaði

Það eru ýmis störf á bak við tjöldin hjá Íslandsbanka sem skilað geta árangri í rekstri hans. Líklega sjá flestir fyrir sér ákveðna staðalímynd af bankastarfsmanni sem stundar hefðbundin bankastörf, svo sem gjaldkera í útibúi, húsnæðislánaráðgjafa, konu í dragt í gjaldeyrisviðskiptum og jakkafataklæddan mann í fyrirtækjaráðgjöf. Þó þetta sé vissulega mjög stór hluti af bankastarfsemi eru ýmis störf sem færri gera sér eflaust grein fyrir, en þau spila þó stórt hlutverk í heildarrekstri bankans. Eitt af þeim störfum er eignastýring hugbúnaðar (e. Software Asset Management).

Hvers vegna þetta skiptir máli

Með eignastýringu hugbúnaðar getur Íslandsbanki fylgst vel með þeim kostnaði sem kaup og notkun hugbúnaðar leiðir af sér og komið í veg fyrir kostnað sem gæti annars hlotist. Með slíkri stýringu er vitað hvaða hugbúnaður er til í bankanum og hvað er í notkun. Þannig má þekkja umhverfi bankans í heild og komast sem dæmi hjá því að verið sé að kaupa sömu lausnir oftar en þörf er á. Eignastýring hugbúnaðar felst einnig í að fylgjast með að notkun hugbúnaðar sé í samræmi við þá skilmála sem bankinn hefur gengist undir og að ferlum og verklagsreglum innan bankans vegna kaupa á hugbúnaði sé fylgt. Allt er þetta sérstaklega mikilvægt í ljósi þess að starfsemi bankans reiðir í vaxandi mæli á hugbúnað og tölvukerfi. Umhverfið er síbreytilegt og í örri þróun, en þar má meðal annars nefna komu skýjalausna og mikilvægt er að bankinn geti fylgt þeirri þróun. Því er enn ríkari ástæða til að efla utanumhald og leggja áherslu á að hugbúnaðakaup séu fagleg, miðlæg og að eftirfylgni sé með notkun hugbúnaðar.

Þriggja ára verkefni lokið

Til að leitast við að hafa sem besta yfirsýn yfir leyfismál í bankanum fór Íslandsbanki af stað í þriggja ára verkefni og sem lauk nýverið með vottun. Verkefnið heitir SAM-iQ Program en SAM stendur fyrir Software Asset Management eða eignastýring hugbúnaðar. Innleiðingin gekk afar vel og er Íslandsbanki meðal efstu 3% þeirra fyrirtækja sem hafa lokið verkefninu. Einn af ávinningum SAM-verkefnisins er að bankinn setti verklags- og vinnureglur um að öll kaup og stýring vegna hugbúnaðar eigi að fara í gegnum innkaupadeild bankans, sem er miðlæg eining, hvort sem um er að ræða nýkaup, viðbótarkaup eða endurnýjanir.

Flestir eru með of litla yfirsýn

Algengt er að ábyrgð á kaupum og stýringu hugbúnaðar liggi hjá þeim deildum sem nota hugbúnaðinn. Samkvæmt niðurstöðum úr SAM-verkefninu leiðir slíkt fyrirkomulag til að fyrirtæki hafa litla sem enga yfirsýn yfir kaup og notkun á hugbúnaði og er þá fyrsta skrefið til betrumbóta að finna út hvað fyrirtækið á af hugbúnaði og hver notkunin og þörfin er.

Miðlæg deild sem hefur yfirsýn

Ástæða þess að Íslandsbanki skilar svo góðri niðurstöðu úr SAM-verkefninu byggir einkum á því að hér starfar miðlæg deild sem annast öll innkaup á hugbúnaði og sér um samningagerð vegna kaupanna ásamt því að halda utan um hvaða hugbúnað bankinn á og hvað er í notkun. Þar með verður til sérfræðiþekking á þessum annars flókna málaflokki.

Niðurstaða þessa alls er að Íslandsbanki þekkir vel hvað hann á og notar af hugbúnaði. Til staðar er yfirsýn yfir kostnað, verklag vegna kaupa og stýringar á hugbúnaði og vitneskja um hvernig bankinn má gera samkvæmt leyfisskilmálum. Það er með þessum hætti sem Íslandsbanka tekst að sýna aðhald í kostnaði vegna hugbúnaðar.

aa36b9af-dd3a-11e4-8219-005056b00087
Netspjall